PENANGANAN DOKUMEN KAPAL

• Pengertian Penanganan Dokumen Kapal

Salah satu tugas keagenan kapal adalah berkaitan dengan pengurusan dokumen , baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan.

 Penanganan dokumen kapal adalah seluruh rangkaian proses pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dengan data dan petunjuk untuk mengawasi dan melakukan pemeriksaan terhadap surat-surat kelengkapan kapal yang datang di pelabuhan serta kapal yang akan berangkat dari pelabuhan atau melakukan pelayaran.

Berikut ini dokumen pelayaran yang di umumnya digunakan:

 1.  Shipping Order

Adalah surat perintah yang dikeluarkan oleh perusahaan atau agennya yamg ditujukan kepada nahkoda atau perwira kapal untuk memuat barang.

 2.  Cargo Manifest

Adalah daftar semua perincian barang yang berada di kapal, karena setiap barang mempunyai B/L. Freight manifest memberikan keterangan mengenai freight,surcharges,rabat dll. Manifest disiapkan oleh agen/perwakilan pengangkut. Namun dapat juga dikerjakan oleh freight forwarder bila harus berhubungan dengan bea-cukai dan pejabat pelabuhan.

 3.  Bill of lading (B/L)

Adalah bukti kepemilikan barang yang dikeluarkan oleh pengusaha kapal atau agennya yang menyangkut barang bersangkutan di pelabuhan yang berfungsi sebagai :

    o   Tanda terima syah barang di kapal pelabuhan pemuatan yang ditandatangani oleh nahkhoda atau agen pelayaran.

    o     Perjanjian pengangkutan antara pengirim dan pengangkut

    o    Sebagai bukti kepemilikan

 4.  Matereceip (Resimualim)

Berdasarkan matereceipt inilah pengirim barang menukarkan dengan tanda terima yang syah yaitu B/L 

 5.  Delivery order (D/O)

Adalah surat perintah pengangkutan untuk menyerahkan barang kepada si penerima (consigne).
Untuk mengeluarkan barang itu dari tempat penyimpanannya terdapat catatan ‘fiat keluar’, artinya yang empunya barang sudah menyelesaikan kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas barang itu.

 6.  Faktur penjualan barang

Dokumen ini membuktikan kebenaran bahwa eksportir secara syah membeli barang yang dijual kepada si penjual atau importer

 7.  Polis dan asuransi laut (marine insurance police )

Adalah surat bukti tentang diasuransikannya barang yang dikirim dengan kapal laut dari pelabuhan pemuatan yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi

• Prosedur Penanganan Dokumen Kapal

Prosedur penanganan dokumen kapal adalah suatu rangkaian kegiatan atau suatu pekerjaan yang melibatkan orang lain, di mana terdapat mekanisme atau cara yang teratur dan terarah. Dalam hal menangani dan melayani pengurusan dokumen kapal serta surat-surat penting lainnya yang dibutuhkan untuk pelayaran satu kapal dari awal hingga akhir seperti :

o   Memeriksa Shipping Order  yang dibuat oleh perusahaan atau
 agennya yang ditujukan kepada Nakhoda atau Perwira kapal untuk memuat barang

o   Memeriksa cargo manifest atau daftar muatan atau yang
 biasa juga disebut sebagai kumpulan B/L

o   Memeriksa daftar pengapalan muatan atau Boat Note
 serta syarat-syarat penting kapal lainnya.