KEAGENAN KAPAL

• Apabila suatu kapal berlabuh di suatu pelabuhan maka kapal tersebut memerlukan pelayanan dan mempunyai berbagai keperluan yang harus dipenuhi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut perusahaan yang tidak memiliki cabang di suatu pelabuhan akan menunjuk perusahaan pelayaran lain yang ada di pelabuhan tersebut sebagai agen.
  
• Menurut Peraturan menteri perhubungan No: KM. 21 Tahun 2007 tentang Sistem dan Prosedur Pelayanan Kapal, Barang, dan Penumpang pada Pelabuhan Laut yang di selenggarakan oleh oleh unit Pelaksana Teknis (UPT ) kantor Pelabuhan: Agen umum (General Agent) adalah perusahan angkutan laut nasional /penyelenggara kegiatan angkutan laut khusus yang di tunjuk oleh perusahaan angkutan laut asing di luar negeri untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapalnya (baik kapl milik, kapal charter maupun kapal yang dioperasikannya.
•  Menurut H.A Abbas Salim, Manajemen Transportasi, ( Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1993, hal 98 ) Agen pelayaran adalah sebuah badan usaha yang bergerak dalam kegiatan atau aktifitas kapal atau perusahaan pelayaran. Secara garis besar ,dikenal tiga jenis agen kapal, yaitu general agent, sub-agen atau agen, dan cabang agen :
  
  
  1. General Agent (Agen Umum)
     Adalah suatu perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal miliknya selama berlayar dan singgah di pelabuhan di Indonesia.
     
     • Persyaratan sebagai General Agent (KM 33 Tahun 2001, Bab V, Pasal 45 Ayat (1) s.d (4). :
     a. Perusahaan Pelayaran Indonesia yang memiliki kapal berbendera Indonesia berukuran minimal 5.000 GRT baik secara kumulatif.
     b. Memiliki bukti Perjanjian Keagenan Umum (Agency Agreement) atau Surat Keagenan Umum (Letter of Appointment)
  2.  Sub Agent
     Adalah suatu perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh General Agent untuk melayani kebutuhan kapal di suatu pelabuhan.
  3. Cabang Agen
     Adalah cabang dari General Agent di suatu pelabuhan tertentu.
  
  
• Tugas Agen : 
  
  
  >   Tugas General Agent
  
  
  

  o   Tugas Keagenan Perizinan
  Mengurus semua ijin-ijin di Dirjen Perhubungan Laut Jakarta, dikantor adPel dan PT. Pelindo sehubungan dengan penunjukan keagenan.

  o   Tugas Koordinasi yang meliputi :
  A. Koordinasi Operasi dan Pemasaran
    -Bertugas memastikan waktu sandar, estimasi kedatangan lapor setelah sandar serta keberangkatan dengan jumlah muatan

       B. Koordinasi Keuangan
      -Bertugas mengumpulkan dan mencatat semua pengeluaran biaya dan tagihan kapal selama berada di pelabuhan.
       C. Penunjukan Sub Agent atau Agen
     -Untuk pelaksanaan tugas tertentu atau di pelabuhan tertentu, General Agent tidak melakukannya sendiri. General Agent akan memerintahkan cabangnya atau perusahaan lain sebagai agennya.
       D. Mengumpulkan disbursement pengeluaran kapal
      -Bertugas mengumpulkan semua tagihan selama kapal di pelabuhan sampai dengan berangkat beserta bukti-bukti notanya, harus berkoordinasi dengan operasi dan keuangan.
  
 

 
             > Tugas Sub Agent atau Agen
                          

     o   Pelayanan Kapal (Ship’s Husbanding) yang meliputi :
                 Pelayanan ABK, perbaikan atau pemeliharaan kapal, pemuatan kapal.
                  (bunker air /   BBM, spare part, dll)

        

     o   Operasi Keagenan (Cargo Operation) yang meliputi :
                 Clearance in-out, tambat, tunda, pandu tiba berangkat, pengawasan bongkar / muat,
                 dokumen muatan (shipping documents).

• Tugas Operational Agent dalam kegiatan pelayaran meliputi :

A.    Clearance in-out Mencari tambatan dan proses sandar kapal sampai dengan keberangkatannya

B.     Melayani permintaan kapal air, ransum, BBM, perbaikan dan keperluan kapal yang lain ke Rumah Sakit bila ada crew yang sakit.

C.      Memberikan supervisi kepada PBM dan mengontrol pelaksanaan bongkar atau muat

D.     Membuat D.A. (Disbursement Account) dan laporan ke agency pusat dan principal.

E.     PBM dapat ditunjuk oleh principal, cargo owner atau agen.

F.       Bagian keuangan meneriama Advance dari principal, mengeluarkan biaya-biaya selama di pelabuhan.

G.     Memverifikasi atas nota disbursement dan mengirim ke principal.

H.     Membayar kekurangan disbursement ke agen yang ditunjuk (MAP).

I.        Bila agen ditugaskan untuk mencari muatan maka bagian keuangan melaksanakan freight Collection dan mengirimkan ke principal.

PENANGANAN DOKUMEN KAPAL

• Pengertian Penanganan Dokumen Kapal

Salah satu tugas keagenan kapal adalah berkaitan dengan pengurusan dokumen , baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan.

 Penanganan dokumen kapal adalah seluruh rangkaian proses pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dengan data dan petunjuk untuk mengawasi dan melakukan pemeriksaan terhadap surat-surat kelengkapan kapal yang datang di pelabuhan serta kapal yang akan berangkat dari pelabuhan atau melakukan pelayaran.

Berikut ini dokumen pelayaran yang di umumnya digunakan:

 1.  Shipping Order

Adalah surat perintah yang dikeluarkan oleh perusahaan atau agennya yamg ditujukan kepada nahkoda atau perwira kapal untuk memuat barang.

 2.  Cargo Manifest

Adalah daftar semua perincian barang yang berada di kapal, karena setiap barang mempunyai B/L. Freight manifest memberikan keterangan mengenai freight,surcharges,rabat dll. Manifest disiapkan oleh agen/perwakilan pengangkut. Namun dapat juga dikerjakan oleh freight forwarder bila harus berhubungan dengan bea-cukai dan pejabat pelabuhan.

 3.  Bill of lading (B/L)

Adalah bukti kepemilikan barang yang dikeluarkan oleh pengusaha kapal atau agennya yang menyangkut barang bersangkutan di pelabuhan yang berfungsi sebagai :

    o   Tanda terima syah barang di kapal pelabuhan pemuatan yang ditandatangani oleh nahkhoda atau agen pelayaran.

    o     Perjanjian pengangkutan antara pengirim dan pengangkut

    o    Sebagai bukti kepemilikan

 4.  Matereceip (Resimualim)

Berdasarkan matereceipt inilah pengirim barang menukarkan dengan tanda terima yang syah yaitu B/L 

 5.  Delivery order (D/O)

Adalah surat perintah pengangkutan untuk menyerahkan barang kepada si penerima (consigne).
Untuk mengeluarkan barang itu dari tempat penyimpanannya terdapat catatan ‘fiat keluar’, artinya yang empunya barang sudah menyelesaikan kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas barang itu.

 6.  Faktur penjualan barang

Dokumen ini membuktikan kebenaran bahwa eksportir secara syah membeli barang yang dijual kepada si penjual atau importer

 7.  Polis dan asuransi laut (marine insurance police )

Adalah surat bukti tentang diasuransikannya barang yang dikirim dengan kapal laut dari pelabuhan pemuatan yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi

• Prosedur Penanganan Dokumen Kapal

Prosedur penanganan dokumen kapal adalah suatu rangkaian kegiatan atau suatu pekerjaan yang melibatkan orang lain, di mana terdapat mekanisme atau cara yang teratur dan terarah. Dalam hal menangani dan melayani pengurusan dokumen kapal serta surat-surat penting lainnya yang dibutuhkan untuk pelayaran satu kapal dari awal hingga akhir seperti :

o   Memeriksa Shipping Order  yang dibuat oleh perusahaan atau
 agennya yang ditujukan kepada Nakhoda atau Perwira kapal untuk memuat barang

o   Memeriksa cargo manifest atau daftar muatan atau yang
 biasa juga disebut sebagai kumpulan B/L

o   Memeriksa daftar pengapalan muatan atau Boat Note
 serta syarat-syarat penting kapal lainnya.